Донор: Європейський Союз.
Виконавець: Міжнародна організація з міграції, в особі Представництва МОМ в Україні.
Строк реалізації: 16.12.2016-31.05.2021.
Мета проекту: приведення процесів управління міграційними процесами та роботи з шукачами притулку в Україні у відповідність до європейських та міжнародних стандартів і кращих практик, зокрема шляхом посилення інституційної та технічної спроможності органів, задіяних в управлінні міграційними процесами.
Протягом реалізації проекту ІММІS відбулися тренінги та семінари для працівників територіальних органів та апарату ДМС, зокрема для працівників служб управління персоналом, юридичних, ІТ підрозділів та інших з метою підвищення ефективності і якості роботи ДМС. Також у рамках проекту постійно проводилися зустрічі з європейськими експертами та експертами МОМ, які здійснювали аналіз законодавства, інформаційних систем, адміністративних процесів тощо та розробляли рекомендації для подальшого удосконалення процесу управління міграційними процесами в ДМС та приведення його у відповідність до європейських і міжнародних стандартів.
Шляхом проведення відкритого конкурсного відбору Представництвом МОМ в Україні, обрано п’ятьох експертів, які увійшли до складу Команди підтримки реформ для ДМС з питань інформаційних технологій, антикорупційної політики, правових питань, підготовки персоналу. Цими експертами на постійній основі здійснювався аналіз законодавства в міграційній та судовій сферах, а їх рекомендації стосувалися проектів нового законодавства або ж внесення змін до діючих нормативно-правових актів.
Також у рамках проекту ІММІS експертами МОМ підготовлено моніторингові звіти про динаміку міграційних процесів і подій, які розміщені на офіційному веб-сайті ДМС.
У рамках юридичного компоненту проекту ІММІS експертами МОМ організовано ряд тренінгів та семінарів для працівників територіальних органів та апарату ДМС з питань практичного застосування положень міграційного законодавства та судової практики.
Експертами МОМ проведено оцінку та аналіз міграційного законодавства України з питань збору, обробки та забезпечення захисту біометричних персональних даних, підготовлено пропозиції щодо удосконалення правового регулювання міграційних процесів та аналіз судової практики в сфері міграції щодо справ, в яких ДМС є учасником процесу, який включає дослідження судової практики спорів, виявлення причин прийняття відповідних рішень та розробку рекомендацій щодо врахування правових позицій судів у діяльності ДМС тощо.
«Дослідження судової практики у сфері міграції, де Державна міграційна служба України виступає учасником процесу (висновки та пропозиції)» опубліковано на офіційному сайті Представництва МОМ в Україні.
У грудні 2018 року, листопаді 2019 року, листопаді 2020 року за підтримки Представництва МОМ в Україні організовано Щорічну конференцію працівників юридичних служб ДМС з питань юридичного забезпечення діяльності ДМС та судової практики.
ДМС спільно з експертами МОМ вжито заходи для правового врегулювання питання функціонування інформаційних підсистем, які впроваджено в ДМС у рамках проекту ІММІS, розроблено ряд необхідних нормативних документів.
Важливе значення має проект Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо врегулювання питань ідентифікації та верифікації громадян України, іноземців та осіб без громадянства», який розроблено експертами МОМ з метою забезпечення належного правового врегулювання всіх елементів модернізованого спеціалізованого програмного забезпечення Національної системи біометричної верифікації та ідентифікації громадян України, іноземців та осіб без громадянства (НСБВІ).
Експертами МОМ розроблено методологію оцінки чисельності мігрантів із неврегульованим статусом в Україні.
Також ДМС залучала експертів МОМ до розробки Плану заходів на
2022-2025 роки щодо реалізації Стратегії державної міграційної політики України на період до 2025 року, а також для проведення функціонального обстеження ДМС.
У рамках компоненту з управління змінами проекту ІММІS Представництвом МОМ в Україні та компанією PricewaterhouseCoopers
(PwC Україна) проведено аналіз бізнес-процесів ДМС, за результатами якого розроблено пропозиції стосовно удосконалення діяльності ДМС з питань управління міграцією, проектами та IT-сервісами.
З метою належного забезпечення реалізації проекту IMMIS та з урахуванням зазначених вище пропозицій в ДМС створено Робочу групу зі складу працівників ДМС та експертів Представництва МОМ в Україні, яка визначила п’ять найбільш актуальних бізнес-процесів ДМС та підготувала відповідні заходи для їх оптимізації.
Також у рамках компоненту з управління змінами проекту IMMIS Представництвом МОМ в Україні залучено польських експертів, які мають досвід з оптимізації робочих процесів в польській державній службі. За їх участі було реалізовано такі заходи:
- Проведено тренінги для працівників апарату та територіальних органів ДМС щодо впровадження ефективних організаційних змін.
- Разом із фахівцями ДМС розроблено статути проектів із оптимізації діяльності за напрямами: громадянство, примусове повернення та видворення, реадмісія, а також підготовлено пропозиції стосовно графіків їх реалізації.
- Розроблено методологічний посібник «Управління проєктами в ДМС» та практичний посібник «Посібник менеджера проєкту» для подальшого використання в роботі.
У рамках ІТ компоненту проекту IMMIS Представництвом МОМ в Україні придбано для ДМС апаратне і програмне забезпечення для Центру обробки даних (ЦОД), що гарантуватиме стійке до відмов функціонування всіх баз даних, програм-утилітів та функціоналу системи управління міграційними процесами, забезпечить цілісність персональних даних, надійне зберігання пов’язаної з міграцією інформації тощо.
ЦОД гарантуватиме необхідні можливості обробки даних підсистем Єдиної інформаційної системи управління міграційними процесами
(ЄІАС УМП), яка є сучасною та високотехнологічною системою, розробленою в 2015 році, та використовує найбільш сучасні архітектурні підходи до доступності, захищеності та якості електронних даних.
Здійснено модернізацію спеціального програмного забезпечення Національної системи біометричної верифікації та ідентифікації громадян України, іноземців та осіб без громадянства.
Також експертами в рамках проекту IMMIS розроблено спеціальне програмне забезпечення:
- система «Облік запитів про реадмісію та транзитне перевезення»;
- підсистема «Адміністративні правопорушення» ЄІАС УМП;
- підсистема «Облік іноземців та біженців» ЄІАС УМП;
- підсистема «Облік осіб, що набули або припинили громадянство України» ЄІАС УМП;
- підсистема «Навчання працівників ДМС» ЄІАС УМП.
У 2018 році введено в дослідну експлуатацію модернізовану версію підсистеми «Облік іноземців та біженців» ЄІАС УМП. Завдяки зазначеній підсистемі з вересня 2018 року запроваджено оформлення та видачу посвідок на тимчасове проживання з безконтактним електронним носієм засобами Єдиного державного демографічного реєстру, а з грудня 2018 року – посвідок на постійне проживання.
З квітня 2019 року впроваджено функціональні модулі: «Дозвіл на імміграцію», «Продовження строку перебування» підсистеми «Облік іноземців та біженців» ЄІАС УМП. Це сприяло автоматизації процесів пов’язаних із оформленням дозволу на імміграцію та продовженням строку перебування, а також забезпечило більш ефективний прийом та розгляд заяв про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.
У 2020 році введено в дослідну експлуатацію функціонал «Захист в Україні» модернізованої версії підсистеми «Облік іноземців та біженців» ЄІАС УМП, що дозволило налагодити дієвий контроль за роботою територіальних органів ДМС під час розгляду заяв про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, завершити функціонування бази даних та автоматизувати формування статистичних даних про всіх іноземців та осіб без громадянства, які звернулися за захистом в Україні.
Також розпочато проведення пілотних проектів із застосування функціоналів «Пункт тимчасового перебування іноземців», «Пункт тимчасового розміщення біженців» та «Нелегальні мігранти» модернізованої версії підсистеми «Облік іноземців та біженців» ЄІАС УМП.
Головною метою створення системи «Облік запитів про реадмісію та транзитне перевезення» стало впровадження інструментів реалізації державної політики у сфері реадмісії згідно з Угодою між Україною та Європейським Співтовариством про реадмісію осіб, а також забезпечення належного рівня національної безпеки в сфері міграції та протидії нелегальній (незаконній) міграції.
Загалом впровадження цих систем та підсистем сприяло автоматизації операційних процесів ДМС, належному контролю за дотриманням українського законодавства, спрощенню процедур для громадян України, гарантованій безпеці поданих громадянами України та іноземцями копій документів в електронному вигляді, а також зміцненню антикорупційної політики ДМС.
У рамках компоненту з управління людськими ресурсами проекту IMMIS експертами МОМ проведено ряд семінарів для керівників служб управління персоналу територіальних органів та апарату ДМС щодо найсучасніших підходів в управління персоналом для професійного відбору, розробки необхідних документів згідно законодавства про державну службу, методології оцінки навчальних потреб, організаційної культури, внутрішньої комунікації та інших чинників і європейських стандартів управлінської діяльності.
Також ДМС спільно з Представництвом МОМ в Україні розроблено практичні посібники для ДМС стосовно добору персоналу, його адаптації, щорічного оцінювання, стандартів компетентності та розвитку.
Запроваджено інститут внутрішнього тренерства ДМС, який став засобом удосконалення професійної підготовки працівників ДМС для ефективного виконання службових обов’язків (у рамках проекту підготовлено 59 внутрішніх тренерів ДМС).
Розроблено спеціальне програмне забезпечення підсистеми «Навчання працівників ДМС» ЄІАС УМП для професійного навчання, підвищення кваліфікації та поточного контролю якості знань працівників ДМС з метою підтримки належного рівня якості виконання службових обов’язків, безперервного розвитку знань, навичок і ставлення персоналу шляхом використання досягнень сучасних інформаційних технологій, організації віддаленого керування навчанням і забезпечення веб-доступу до різних захищених освітніх веб-ресурсів. У вересні 2020 року зазначену підсистему введено в дослідну експлуатацію.
З метою впровадження системи дистанційного навчання ДМС, Представництвом МОМ в Україні закуплено необхідне обладнання для розгортання системи дистанційного навчання та забезпечення супроводження відео-контентом матеріалів, які формують базу навчальних курсів у підсистемі «Навчання працівників ДМС» ЄІАС УМП.