- Чи є можливість, якщо особа перебуває за кордоном, звернутися до ДМС іншій особі за довіреністю для завершення процедури оформлення паспорта, заява про оформлення якого була подана до територіального органу ДМС, який на сьогодні тимчасово не здійснює свої повноваження?
У випадках, коли особа подала заяву для оформлення паспорта до територіального підрозділу ДМС, який під час воєнного стану не здійснює повноваження, та рішення про оформлення паспорта у зв’язку з цим не прийнято, для завершення процедури отримання паспорта необхідно:
Якщо оcоба перебуває за кордоном – звернутися особисто із письмовою заявою до представництва ДП «Документ», які розміщені за кордоном.
За результатними розгляду цієї заяви, заява-анкета, яка подана для оформлення паспорта, буде переключена на інший підрозділ ДМС, який здійснює діяльність, для завершення процедури оформлення паспорта. Виготовлений паспорт буде передано до ДП «Документ», до якого особа подала відповідну заяву.
Якщо особа перебуває на території України – звернутися особисто до будь-якого працюючого територіального органу/підрозділу ДМС та подати письмову заяву.
- Чи можливо звернутися до ДМС для отримання довідок про зареєстроване місце проживання?
На сьогодні, документом, який підтверджує відомості про місце проживання (перебування) особи або інформацію про відсутність таких відомостей на дату та час його формування, є витяг із реєстру територіальної громади.
Для отримання витягу особа може звернутися, як до органу реєстрації так і до ЦНАП, а також отримати витяг через Єдиний державний вебпортал електронних послуг (Портал Дія) після проходження нею електронної ідентифікації та автентифікації.
Витяги з реєстру територіальної громади, отримані в електронній або паперовій формі, мають однакову юридичну силу.
Звертаємо увагу, що для підтвердження інформації про місце проживання (перебування), зареєстроване до 1 грудня 2021 року (набрання чинності Законом № 1871-IX), особа може подавати відомості про місце проживання, що були внесені до:
- паспорта громадянина України, виготовленого у формі книжечки;
- паспорта громадянина України або паспорта громадянина України для виїзду за кордон у формі е-паспорта або е-паспорта для виїзду за кордон;
- витягу з реєстру територіальної громади.
- Чи можливо оформити документи для виїзду за кордон на постійне проживання за місцем звернення?
Відповідно до положень законодавства, заява про оформлення документів для виїзду за кордон на постійне проживання оформляється заявником на ім’я керівника територіального органу ДМС та подається до територіального підрозділу ДМС за зареєстрованим місцем проживання особи в Україні.
- Яка процедура відновлення документів (отримання вперше за умови наявності паспорта лише радянського зразка), недієздатними особами, евакуйованими з територій ведення бойових дій?
Якщо особа на сьогодні не отримувала паспорт громадянина України, а має лише паспорт громадянина колишнього СРСР зразка 1974 року (або його копію), їй необхідно, в першу чергу, звернутися до територіального підрозділу ДМС з наявними документами для отримання консультації та роз’яснень щодо подальших дій, оскільки кожен випадок індивідуальний.
Якщо відомості про постійне проживання на території України станом на 24.08.1991 та проживання станом на 13.11.1991 не підтверджуються, особа може звернутися до суду для встановлення зазначених фактів та у подальшому пройти процедуру реєстрації особи громадянином України.
Якщо у особи наявний паспорт та реєстрація місця проживання підтверджується на зазначені дати, то особа може звертатися до територіального підрозділу для оформлення паспорта громадянина України.
Якщо особа є недієздатною, її інтереси повинен обов’язково представляти законний представник. Відповідно до законодавства, це може бути один із батьків, опікунів, піклувальників.
- Як працівники ДМС визначають хто саме може бути свідком, близькою особою при проведенні процедури встановлення особи? Чи можливо розширити коло свідків до однокласників/колег та інших осіб, які мали тривалий соціальний зв’язок?
Коло свідків, які можуть бути залучені до процедури встановлення особи, визначені у пункті 43 Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302.
Свідками можуть бути дієздатні один із членів сім’ї особи (у тому числі колишня дружина/чоловік), близька особа або сусід, які досягли 14-річного віку та мають документи, що посвідчують особу, які підлягають обов’язковому пред’явленню. Для підтвердження того, що особа є членом сім’ї або близькою особою, подаються документи, що посвідчують відповідні факти (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про народження, рішення суду та інші документи).
Під час визначення кола осіб працівниками ДМС враховується, що відповідно до статті 1 Закону України «Про запобігання корупції» близькі особи це члени сім’ї суб’єкта, зазначеного у частині першій статті 3 цього Закону, а також чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, рідний та двоюрідний брати, рідна та двоюрідна сестри, рідний брат та сестра дружини (чоловіка), племінник, племінниця, рідний дядько, рідна тітка, дід, баба, прадід, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, зять, невістка, тесть, теща, свекор, свекруха, батько та мати дружини (чоловіка) сина (дочки), усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклувальник, особа, яка перебуває під опікою або піклуванням зазначеного суб’єкта.
Законодавством не встановлено обмежень щодо належності до громадянства України свідків, які можуть бути залучені до процедури встановлення особи.
Отже, свідками, які залучаються до процедури встановлення особи, можуть також бути іноземці та особи без громадянства.
При цьому звертаємо увагу, що документом, який посвідчує особу іноземця або особу без громадянства, може бути один з таких документів:
- паспортний документ іноземця (дійсний на момент пред'явлення);
- документ, що посвідчує особу без громадянства (дійсний документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави, що визнається Україною і надає право на в’їзд або виїзд з держави, а для осіб визнаних особами без громадянства в Україні — посвідка на тимчасове чи постійне проживання);
- посвідчення біженця або посвідчення особи, якій надано додатковий захист, дійсне на момент пред'явлення (для осіб, визнаних в Україні біженцями або особами, які потребують додаткового захисту).
Документи, видані компетентними органами іноземної держави, пред’являються з перекладом на українську мову, засвідченим нотаріально.
Розширення кола свідків, які беруть участь у процедурі встановлення особи, ДМС на сьогодні не розглядається, оскільки ДМС не уповноважена встановлювати соціальні зв’язки особи та робити припущення щодо можливого знайомства тих чи інших осіб.
- Який порядок відновлення внутрішньо переміщеною особою паспорта громадянина України у разі відсутності документа чи копії, де є фотографія?
Документи на оформлення паспорта громадянина України подаються до будь-якого підрозділу ДМС, незалежно від зареєстрованого місця проживання.
Основним способом ідентифікації є отримання даних про особу з Єдиного державного демографічного реєстру (далі – Реєстр), до якого внесено інформацію про осіб, яким засобами Реєстру оформлювалися паспорти громадянина України у формі картки або паспорти громадянина України для виїзду за кордон.
Також, ідентифікація проводиться за даними про особу, які зберігаються на паперових носіях у картотеках територіального підрозділу ДМС, яким видавався паспорт.
Якщо доступу до картотек немає (актуально для тимчасово окупованих територій), ідентифікацію може бути отримано з наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій.
В процесі перевірки береться до уваги вся інформація, яку повідомив заявник.
У разі неможливості ідентифікувати особу за отриманою інформацією, проводиться процедура встановлення особи шляхом опитування свідків, які були зазначені заявником.
Водночас, на час дії воєнного стану, законодавством передбачено, що у разі відсутності можливості особистої присутності членів сім’ї особи (у тому числі колишньої дружини/чоловіка), близької особи під час проведення процедури встановлення особи, така процедура може бути проведена у режимі відеоконференцзв’язку.
Документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, посвідчують особу та підтверджують спеціальний статус члена сім’ї (у тому числі колишньої дружини/чоловіка), близької особи, та документи, що підтверджують факт того, що ця особа є членом сім’ї (у тому числі колишньою дружиною/чоловіком) або близькою особою особи, стосовно якої проводиться процедура встановлення особи, пред’являються під час проведення відеоконференцзв’язку.
Копії таких документів надсилаються членом сім’ї (у тому числі колишньою дружиною/чоловіком), близькою особою на електронну адресу відомчої електронної пошти територіального органу/територіального підрозділу ДМС, яким проводиться відеоконференцзв’язок.
Під час відеоконференцзв’язку працівником територіального органу/територіального підрозділу ДМС ведеться відеозапис, який зберігається та долучається із застосуванням засобів Реєстру до заяви-анкети.
В акті встановлення особи працівник територіального органу/територіального підрозділу ДМС зазначає, що встановлення особи здійснювалося з використанням відеоконференцзв’язку та в присутності особи, стосовно якої проводилася така процедура.
- Чи є можливість особам, якими подано документи для оформлення документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України чи її спеціальний статус, до отримання такого документа оформити будь-який інший документ?
На період розгляду заяви-анкети особі може бути видана:
- завірена працівником ДМС/ЦНАП/ДП «Документ» копія оформленої та підписаної ним заяви-анкети про внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру у зв’язку з оформленням паспорта громадянина України (на підставі його письмової заяви, поданої у довільній формі, яка долучається до заяви-анкети);
- довідка про подання документів для оформлення паспорта громадянина України за формою згідно з додатком 3 до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2014 р. № 509 «Про облік внутрішньо переміщених осіб» (лист ДМС від 10.08.2022 № 6/2243-23);
- довідка, яку можливо сформувати після прийому заяви-анкети у територіальному органі/територіальному підрозділі ДМС.
- Чи є можливість звільнення від сплати або надання певних пільг щодо сплати вартості адміністративної послуги за оформлення паспорта громадянина України або паспорта громадянина України для виїзду за кордон?
Питання сплати адміністративного збору встановлено Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус".
Згідно із статтею 20 Закону, за оформлення паспорта громадянина України справляється адміністративний збір.
За оформлення паспорта вперше адміністративний збір не справляється.
За оформлення особі, стосовно якої згідно із Законом України "Про соціальний і правовий захист осіб, стосовно яких встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, та членів їхніх сімей" встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон адміністративний збір (консульський збір) не справляється, якщо така особа подає заяву на оформлення паспорта громадянина України та/або паспорта громадянина України для виїзду за кордон протягом одного року з дня її звільнення.
На сьогодні, органи місцевого самоврядування можуть звільняти окремі категорії осіб від оплати вартості адміністративної послуги за оформлення документів, яка зараховується до місцевих бюджетів, а також приймати рішення про компенсацію таким категоріям осіб вартості адміністративної послуги за оформлення документів, вартості бланка документа, його персоналізації, які зараховуються до спеціального фонду Державного бюджету України.
- Який порядок оформлення паспорта громадянина України дітям, які досягли 14-річного віку, проте проживали на окупованих територіях та відомості про яких відсутні в державних реєстрах?
Для оформлення паспорта громадянина України особа, яка досягла 14-річного віку, звертається до будь якого працюючого територіального підрозділу ДМС.
Документи, які необхідно подати для його оформлення:
- свідоцтво про народження або витяг з ДРАЦС (за наявності). Якщо відсутній документ, таку інформацію працівники ДМС перевіряють самостійно за даними реєстру ДРАЦС;
- паспорти батьків або одного з них (для перевірки належності до громадянства України). Якщо особа не підтримує стосунки з батьками або не може надати їх через воєнний стан, вона може надати інформацію про такі документи, а працівники ДМС будуть перевіряти її за всіма реєстрами, у тому числі по ДРАЦС.
Таким чином, у разі відсутності у заявника оригіналів документів, що підтверджують громадянство та посвідчують особу батьків або одного з них, які на момент народження особи перебували у громадянстві України (для підтвердження факту належності особи до громадянства України) можуть подаватися, у тому числі, або копії таких документів, або інформація (персональні дані) батьків (чи одного з них).
При цьому, за будь-яких обставин подання копій вказаних документів не є обов’язковою умовою при прийнятті від заявника документів для оформлення паспорта громадянина України та не може бути підставою для відмови особі в оформленні паспорта громадянина України (зокрема, згідно з підпунктом 5 пункту 100 Порядку № 302 «особа подала не в повному обсязі документи та інформацію, необхідні для оформлення і видачі паспорта»).
Якщо один з батьків є іноземцем або особою без громадянства, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України.
За наявності подається довідка про присвоєння РНОКПП.
- Чи є можливість виїзду працівників ДМС для оформлення паспортів «мало мобільним» групам населення?
На сьогодні, постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302 «Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України» передбачена можливість виїзду працівників ДМС за місцем проживання або проходження лікування особи, яка не може пересуватися самостійно.
Для цього необхідно офіційно звернутися до територіального підрозділу ДМС, який обслуговує таку територію.
Видачу паспорта також буде здійснено шляхом виїзду працівника до такої особи для його вручення.
- Чи передбачена можливість надання письмової відмови в оформленні паспорта громадянина України?
Якщо під час прийому документів буде виявлено факт подання не всіх необхідних документів або подання документів, оформлення яких не відповідає вимогам законодавства, територіальний орган ДМС/територіальний підрозділ ДМС, уповноважений суб’єкт інформує заявника про відмову в прийнятті документів із зазначенням підстав такої відмови. За бажанням заявника відмова надається в письмовому вигляді.
Якщо за результатами розгляду приймається рішення про відмову в оформленні чи видачі паспорта, таке рішення доводиться до відома заявника шляхом надсилання письмової відповіді із обов’язковим зазначенням підстав для відмови.
У разі подання заяви-анкети через уповноваженого суб’єкта, територіальний орган/територіальний підрозділ ДМС надсилає таке повідомлення до уповноваженого суб’єкта для подальшого вручення заявнику.
Заявник має право повторно звернутися до територіального органу/територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта в разі зміни або усунення обставин, у зв’язку з якими йому було відмовлено в оформленні чи видачі паспорта.
У разі відмови особі в оформленні або видачі паспорта громадянина України внаслідок відсутності свідків, передбачених абзацом 3 пункту 43 Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302, у рішенні про відмову обов’язково має зазначатися підстава, передбачена підпунктом 6 пункту 100 Порядку № 302 «особу не встановлено за результатами проведення процедури встановлення особи».
- Чи є можливість отримання ДМС із Державного реєстру актів цивільного стану громадян інформації, яка підтверджує родинні відносини між заявником, особу якого встановлюється, та свідком?
Відповідно прийнятих у червні 2023 року змін до постанови Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 р. № 302 «Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України», працівники ДМС мають право здійснювати перевірки за даними ДРАЦС, у тому числі, для встановлення фактів родинних стосунків осіб, які беруть участь у процедурі встановлення особи.
- Чи є можливість не вилучати у внутрішньо переміщених осіб паспорти громадянина України, якщо такі паспорти подано для обміну?
Паспорт вилучається працівником ДМС під час прийому, якщо він подається для обміну.
У разі закінчення строку дії паспорта документи для його обміну можуть бути подані протягом одного місяця до дати закінчення строку його дії. У такому випадку або у разі обміну паспорта зразка 1994 року за бажанням, паспорт, що підлягає обміну, після прийому документів повертається особі та здається нею під час отримання нового паспорта.
Крім того, паспорт може бути вилучено (у тому числі тимчасово) працівником територіального органу/територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта, а за кордоном - закордонної дипломатичної установи, в разі його використання з метою вчинення злочину на території України чи за кордоном, підроблення, проведення службової перевірки щодо оформлення з порушеннями вимог законодавства або в інших випадках, передбачених законодавством.
Під час вилучення (у тому числі тимчасово) складається акт вилучення, а особі видається довідка про вилучення паспорта. Форма акта і довідки про вилучення паспорта затверджені наказом МВС № 311 від 13.04.2018.
- Чи є можливість ДМС виправляти неточності, виявлені в Державному реєстрі актів цивільного стану, виявлені під час ідентифікації особи?
Державний реєстр актів цивільного стану громадян ведеться відділами державної реєстрації актів цивільного стану.
Держателем Державного реєстру актів цивільного стану громадян є центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
ДМС не уповноважена здійснювати будь-які дії, пов’язані із роботою цього реєстру.
- Якщо під час війни строк дії паспорта закінчився або до паспорта не вклеєно фотокартку, чи може такий документ посвідчувати особу громадянина України?
Постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2022 року № 1202 «Деякі питання реалізації актів законодавства у сфері міграції в умовах воєнного стану» установлено, що паспорти громадян України у формі картки, строк дії яких закінчився за 30 днів до 24 лютого 2022 року та після 24 лютого 2022 року, та паспорти громадянина України зразка 1994 року, до яких не вклеєно фотокартку особи у разі досягнення нею 25- чи 45-річного віку, строк вклеювання до яких настав за 30 днів до 24 лютого 2022 року та після 24 лютого 2022 року, є документами, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України та підлягають обміну або вклеюванню нових фотокарток відповідно до досягнутого віку протягом 30 календарних днів з дня припинення чи скасування воєнного стану.